Учет представительских расходов

Порядок учета представительских расходов организации

Согласно требованиям НККР к представительским расходам относятся: расходы по траспортному обеспечению и гостиничному обслуживанию участников организации.

Данные расходы, подлежащие вычету при расчете налога на прибыль, можно трактовать как расходы, возникающие при рабочих командировках руководителей и членов управления организаций зарубеж.

Статья 219. Вычет сумм расходов при служебных командировках и по представительским расходам

1. Расходы, связанные со служебными командировками должностных лиц налогоплательщика, в том числе работников, членов исполнительного органа управления и членов совета директоров или наблюдательного совета подлежат вычету.

2. К расходам, связанным со служебными командировками, подлежащим вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за резервирование;

2) фактически произведенные расходы на проживание, включая оплату расходов за резервирование;

3) суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке в пределах и за пределами Кыргызской Республики, в пределах норм, установленных Кабинетом Министров.

3. К представительским расходам, подлежащим вычету, относятся расходы по транспортному обеспечению и гостиничному обслуживанию участников организации и членов ее органов управления при исполнении указанными лицами функций, предусмотренных уставом организации.

При учете расходов, связанных с экономической деятельностью, возникающих на территории Кыргызской Республики налогоплательщик обязан приобретать товары и услуги с получением Электронной счет фактуры.

Обязанности налогоплательщиков по применению ЭСФ

Статья 51. Обязанности налогоплательщика

п.п. 20) приобретать товары, работы и услуги с получением счета-фактуры в виде электронного документа от поставщика, обязанного оформлять такой счет-фактуру в соответствии с настоящим Кодексом.

Статья 178. Счет-фактура. Счет-фактура, оформляемый налогоплательщиком НДС

1. Счет-фактура является налоговым документом, оформляемым налогоплательщиком при реализации товаров, оказании услуг и выполнении работ, в котором, кроме обязательных реквизитов, отражаются суммы, подлежащие оплате покупателем или заказчиком:

1) выручка от реализации товаров, работ и услуг;

2) косвенные налоги, возникающие в связи с реализацией товаров, работ и услуг.

В счете-фактуре агента по агентскому договору, кроме обязательных реквизитов, отражаются следующие суммы:

1) агентское вознаграждение;

2) косвенные налоги, возникающие у агента от суммы агентского вознаграждения;

3) аккумулируемые агентом и подлежащие передаче принципалу и/или суммы расходов агента, подлежащие возмещению принципалом в зависимости от условий агентского договора.

В обязательные реквизиты счета-фактуры агента включаются наименование, ИНН, юридический адрес и место регистрации принципала.

2. Счет-фактура подлежит оформлению в виде электронного документа в соответствии с требованиями налогового законодательства Кыргызской Республики и законодательства Кыргызской Республики об электронном управлении и электронной подписи, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей.

21. Налогоплательщик вместо счета-фактуры в виде электронного документа в отдельных случаях оформляет документы, заменяющие такой счет-фактуру:

1) расходный кассовый ордер или платежное поручение покупателя, подтверждающие выплату за сельскохозяйственную продукцию, приобретенную у сельскохозяйственного производителя или сельскохозяйственного кооператива, зарегистрированного в таком статусе, с указанием наименования субъекта, его ИНН, паспортных данных лица, получившего оплату, количества и стоимости приобретенной продукции;

2) накладная на сельскохозяйственную продукцию, передаваемая сельскохозяйственным производителем/сельскохозяйственным кооперативом, прошедшим учетную регистрацию в таком статусе, а также сельскохозяйственным заготовителем такой продукции в качестве давальческого сырья субъекту, осуществляющему промышленную переработку сельскохозяйственной продукции, с указанием наименования субъекта, его ИНН, паспортных данных лица, осуществившего передачу продукции, и количества передаваемой сельскохозяйственной продукции. В аналогичном порядке осуществляется передача готовой продукции, произведенной из давальческого сырья;

3) выписка со счета банка по услугам банка, квитанция или платежное поручение банка, подтверждающие оплату за услуги, предоставленные банком, включая услуги по исламскому финансированию, а также выписка со счета банка, подтверждающая процентные расходы, подлежащие вычету в соответствии с частью 1 статьи 221 настоящего Кодекса;

4) выписка со счета Национального банка по услугам Национального банка или другие предоставленные документы Национального банка, подтверждающие оплату за товары и услуги;

5) сформированная автоматизированной информационной системой оформления перевозок, включая международные перевозки, маршрут/квитанция электронного документа, подтверждающего перевозку, на бумажном носителе в виде распечатки электронного документа, в котором указана стоимость перевозки, а также посадочный талон, подтверждающий перевозку по указанному в электронном документе маршруту, для багажа - багажная квитанция, для груза - накладная - при реализации услуг перевозки пассажиров, багажа и грузов;

6) договор купли-продажи, расходный кассовый ордер или платежное поручение покупателя, подтверждающие выплату за движимое/недвижимое имущество, в том числе имущественные/неимущественные права, приобретенные у физического лица, с указанием фамилии, имени, отчества, ИНН, паспортных данных физического лица, получившего оплату, количества и стоимости приобретенного актива;

7) договор аренды земельного участка под размещение базовой станции, платежное поручение/расходный кассовый ордер оператора связи, подтверждающие выплату арендной платы, в том числе услуги по обслуживанию базовой станции, приобретенные у физического лица, с указанием фамилии, имени, отчества, ИНН, паспортных данных физического лица, получившего оплату, количества и стоимости предмета договора;

8) иные документы в случаях, установленных Кабинетом Министров.

Таким образом, все расходы, понесенные на территории Кыргызской Республики (за исключением приобретения сельхозпродукции и банковские услуги - должны быть приобретены с применением электронной счет фактуры (ЭСФ).

При приобретении иных расходов, не относящихся к экономической деятельности организации (к основному виду деятельности) данные расходы не подлежат вычету из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Также, НДС, включенный в такие поставки не подлежит зачету, т.к. данный НДС не был приобретен для создания облагаемых поставок.

Помимо того, расходы питания в кафе/ресторанах и т.д. а также иные личные расходы сотрудников и руководителей организации классифицируются налоговым законодательством как выплата дохода физическому лицу в форме материальной выгоды - и соответственно должны облагаться подоходным налогом и удерживаться у источника выплаты (налоговым агентом)

Технически корректно будет оформить решение о распределении дивидендов при наличии нераспределенной прибыли за прошлые периоды - выплатить дивиденды собственникам и уже с полученных средств осуществлять расходы личного характера (при этом покупателем становится уже физическое лицо (собственник), у которого, при осуществлении выплат личного характера не возникает обязательств налогового агента по подоходному налогу, и необязательно применение входящей ЭСФ на полученные расходы (собственник классифицируется в данных сделках как розничный покупатель/реализация населению).

Например:

Компания оплатила обед руководителя с расчетного счета организации, кафе предоставило товарный чек в качестве документа, подтверждающего расход. В таком случае у организации возникают следующие обязательства:

1. Расходы на оплату обеда не подлежат вычету из базы для налога на прибыль.

2. Оплата питания сотрудника - признается доходом сотрудника в форме материальной выгоды - и организация обязана удержать у сотрудника 10% подоходного налога в качестве налогового агента (с полной стоимости питания)

3. или же, так как кафе не предоставила ЭСФ на оказанные услуги - у организации возникает обязательство по подоходному налогу в размере 10% от суммы чека, при выплате дохода кафе. При этом подоходный налог на сотрудника не начисляется, так как согласно требованиям НККР на одну и ту же базу для налогообложения налог не может быть начислен дважды.

4. На организацию будет наложен административный штраф за неприменение ЭСФ (нет входящей ЭСФ от кафе) в размере 13000 сом (на кафе также будет наложен административный штраф за неприменение ЭСФ при реализации товаров и услуг)

Выводы:

1. Расходы на территории КР должны быть подтверждены входящей ЭСФ от поставщика

2. Расходы должны быть целесообразны и соответствовать основному виду деятельности организации

3. Расходы не должны приводить к возникновению ситуации выплаты дохода физическим лицам в форме материальной выгоды

Как правило - для осуществления личных расходов, приводящих к возникновению обязательств налогового агента у организации (см. выше) - данные расходы необходимо оформлять в качестве выплаты дивидендов собственникам, на основании соответствующиего решения о распределении дивидендов.

Коротко - все личные расходы должны быть понесены из полученных дивидендов собственниками после уплаты соответствующих налогов