Порядок взаимодействия с бухгалтерией
Начало работы
Чтобы наладить работу и правильно настроить взаимодействие, нам необходимы следующие данные:
Учредительные документы вашей компании согласно перечню.
Данные о ваших банковских счетах
Актуальные контактные данные (телефон, почта, контактные лица и их полномочия)
Доступ к интернет-выписке (логин-пароль) с возможностью просмотра счетов
Архивные документы за предыдущие периоды (не охваченные сроком действия договора) - если деятельность по вашей компании велась ранее
С вами подписан договор на бухгалтерское сопровождение.
Важно! Если какие-то сведения о вашей компании изменились - сообщите в Наутилус Бухгалтерия в кратчайшие сроки.
Ведение учета вашей компании - это постоянное взаимодействие между нашими специалистами и вами. Наша задача - корректно и в строгом соответствии с Законодательством и правилами учета, вести бухгалтерский и налоговый учет вашей компании. Ваша задача - своевременно передавать нам сведения о совершенных сделках.
Мы сможем это сделать ТОЛЬКО на основании предоставленных вами первичных учетных документов. Поэтому важно, чтобы все документы поступали в бухгалтерию вовремя и в соответствующем виде.
Мы не можем нести ответственность за правильность и своевременность отражения операций по вашей компании, если вы предоставите нам некорректную или не соответствующую информацию.
Или если нам вообще не будут переданы учетные документы - мы, к сожалению, не обладаем экстасенсорными навыками и увы, силой мысли не можем создать учетный документ. Поэтому для вас крайне важно передавать сведения и данные о деятельности вашей компании нашим специалистам.
Когда вы совершаете сделки и не передаете сведения нашему специалисту - он грустит, и думает, что никакой деятельности не было. В результате - подает некорректные данные в налоговую. Важно не допускать, чтобы ваш бухгалтер грустил и подавал неправильные отчеты в налоговую.
Надеемся на понимание :)
Кассовые документы
Передайте в бухгалтерию данные о поступлениях денежных средств, проведенных через кассовый аппарат - заполненная кассовая книга / доступ к личному кабинету ККМ-онлайн за отчетный период.
Передайте в бухгалтерию подписанные Приходные и Расходные кассовые ордера, справки с обменных бюро/банков - при осуществлении наличного обмена валют.
Банковские документы
Сообщите обо всех актуальных банковских счетах. При открытии нового счета в банке - предоставьте данные о расчетном счете в бухгалтерию. Передайте доступ к интернет выписке (логин-пароль) при открытии счета
Периодичность предоставления сведений о банковских операциях - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.
Передайте в бухгалтерию следующие документы по банковским операциям:
Платежные поручения входящие, платежные поручения исходящие, конвертации с печатью банка по всем счетам организации.
Банковскую выписку за отчетный период (или доступ к интернет-выписке) в электронном варианте.
Ежегодно запросите банковскую выписку за прошедший календарный год со штампом банка по всем счетам организации
При закрытии счета - также запросите банковскую выписку по всем счетам со штампом банка
Кадровые документы
При найме, увольнении, перемещении сотрудников вашей компании - сообщите в бухгалтерию обо всех изменениях.
Периодичность предоставления сведений о кадровых изменениях - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.
Наем сотрудника:
Паспорт сотрудника (копия)
Должность
Дата начала работы
Размер оклада
Статус сотрудника - постоянный/совмеситель
Дополнительные документы на сотрудника (трудовая книжка, пенсионное удостоверение и пр.)
Заявление сотрудника о приеме на работу (оригинал)
Приказ руководителя о приеме на работу (предварительно подготовлен бухгалтером)
Трудовой договор, подписанный с двух сторон.
Увольнение сотрудника:
Заявление сотрудника об увольнении
Трудовая книжка сотрудника
Выполнен расчет и выплата всей заработной платы, неиспользуемого отпуска и прочих компенсаций. (согласовать с бухгалтерией)
Расчетные ведомости по выплате заработной платы, отпускных, компенсаций сотрудника подписаны сотрудником за весь период его работы.
Приказ об увольнении подписан с двух сторон
При перемещениях сотрудников с должности на должность и/или изменении размера оклада - соответствующие приказы кадровые подготовлены бухгалтерией, распечатаны и подписаны у руководителя и сотрудника.
Отпускные. Больничные. Компенсации.
На отпуск сотрудника предоставить заявление сотрудника о предоставлении отпуска, Приказ руководителя о предоставлении отпуска, подписанный с двух сторон
На неоплачиваемый отпуск - предоставить заявление сотрудника о предоставлении неоплачиваемого отпуска, приказ руководителя, подписанный с двух сторон
Больничные листы - заверенные печатью и подписью врача медицинского учреждения. Срок больничного соответствуют требованиям трудового законодательства Кыргызской Республики.
Начисления. Выплаты заработной платы.
Расчетные ведомости по заработной плате распечатаны, подписаны руководителем, сотрудниками. Предварительный расчет заработной платы к выплате согласован.
Если в расчетных ведомостях отсутствуют подписи - пригласить сотрудника, обязать его подписать документы, передать расчетную ведомость в бухгалтерию
Приказы кадровые как и трудовые книжки не имеют срока давности и должны храниться в организации 50 лет (или должны быть сданы в госархив)
Учет расчетов с подотчетными лицами
На конец месяца бухгалтерия согласует остаток по выданным подотчетным суммам.
При отрицательном значении сумм по подотчету - предоставить в бухгалтерию сведения об источнике возникновения средств - займ, личные средства или иное
Учет поступления товаров
Данные о поступлении товаров как для реализации, так для организационных нужд - малоценные, быстроизнашивающиеся предметы, основные средства и т.д. - необходимо передавать в бухгалтерию ежемесячно.
Периодичность предоставления сведений - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.
Учет поступлений ТМЗ (закуп в Кыргызской Республике)
На все поступления ТМЗ имеются счет фактуры (входящие ЭСФ) от поставщиков. Все счет фактуры входящие поступают через личный кабинет налогоплательщика, просмотр доступен бухгалтеру. Данные по поступлениям согласуются с вами на предмет принятия таких товаров к учету.
На все закупы предоставить расходные накладные, подписанные с вашей стороны и со стороны поставщика.
В случае отсутствия расходных накладных, счет-фактур - запросите у поставщиков дубликаты
В случае невозможности восстановления счет фактур и накладных - бухгалтерия готовит Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком.
Акт сверки должен быть подписан с двух сторон (покупатель и поставщик)
Учет импорта ЕАЭС
До начала импорта в бухгалтери необходимо запросить:
Справку для целей импорта (действительна в течении 60 календарных дней)
Сопроводительную накладную (см. ниже)
Далее, документы по импорту ЕАЭС необходимои передать в бухгалтерию комплектом (1 файл - 1 поставка), включают в себя:
Счет фактура поставщика
Товарная накладная (Торг-12) подписанная с 2 сторон.
Универсальный передаточный документ (вместо счет фактуры и Торг-12) подписанный с двух сторон (поставщик-покупатель)
Сопроводительная накладная (заранее подготовленная бухгалтерией через сервис Сводный пост) с штампом таможни о прохождении границы (если перевозка осуществлялась транспортной компанией - копия сводной сопроводительной накладной и справка транспортной компании о прохождении груза через границу)
CMR (Международная транспортная накладная) подписанная с трех сторон (поставщик-перевозчик-покупатель)
Договор поставки и спецификация к нему (в случае общего договора на несколько поставок - прикрепить в файл спецификацию на поставку) подписанные с двух сторон (поставщик-покупатель)
Копия договора, счет фактуры и акта выполненных работ с перевозчиком, подписанные с двух сторон (перевозчик - покупатель). Для перевозчика с патентом - копия действующего патента на момент осуществления перевозки.
Учет импорта из третьих стран
Документы по импорту из третьих собраны передаются в бухгалтерию комплектом (1 файл - 1 поставка):
Счет фактура (инвойс) поставщика
Грузовая таможенная декларация (ГТД) с штампом таможни о прохождении границы
CMR (Международная транспортная накладная) подписанная с трех сторон (поставщик-перевозчик-покупатель)
Договор поставки и спецификация к нему (в случае общего договора на несколько поставок - прикрепить в файл спецификацию на поставку) подписанные с двух сторон (поставщик-покупатель)
Копии квитанций / платежных поручений об уплате импортного НДС, пошлин и сборов. На копии квитанции указывается номер и дата авансового отчета в котором проведены расходы по оплате пошлин, сборов и налогов.
Копия договора, счет фактуры и акта выполненных работ с перевозчиком, подписанные с двух сторон (перевозчик - покупатель). Для перевозчика с патентом - копия действующего патента на момент осуществления перевозки.
Копия договора, счет фактуры и акта выполненных работ с декларантом, подписанные с двух сторон (декларант - покупатель).
Учет реализации (на территории КР)
По всем осуществленным реализациям в бухгалтерию необходимо передать расходные накладные, подписанные с двух сторон (продавец-покупатель)
В случае отсутствия расходных накладных, - запросить у покупателя или бухгалтерии дубликаты и подписать их
В случае невозможности восстановления накладных - подготовить Акт сверки взаиморасчетов с покупателем, передать ему на подпись. Акт сверки должен быть подписан с двух сторон (покупатель и поставщик)
Учет экспорта (ЕАЭС)
Для оформления экспорта в бухгалтерию необходимо предоставить сведения о покупателе, отгружаемых товарах, источнике их возникновения, цена, сумма, валюта контракта, коды ТНВЭД на отгружаемые позиции. На основании предоставленных данных бухгалтерия готовит необходимые документы.
Предварительно необходимо согласовать экспорт с бухгалтерией для подготовки Электронной счет фактуры и Электронной товарно-транспортной накладной в личном кабинете налогоплательщика (Сайт налоговой) для экспорта
По факту осуществленного экспорта необходимо передать в бухгалтерию следующие документы, являющиеся неотъемлемой частью поставки:
Товарная накладная (Торг-12) подписанная с 2 сторон.
CMR (Международная транспортная накладная) подписанная с трех сторон (поставщик-перевозчик-покупатель)
Договор поставки и спецификация к нему (в случае общего договора на несколько поставок - прикрепить в файл спецификацию на поставку) подписанные с двух сторон (поставщик-покупатель)
Заявление об уплате косвенных налогов от покупателя
Решение налогового органа покупателя о принятии заявления об уплате косвенных налогов
Копия договора, счет фактуры и акта выполненных работ с перевозчиком, подписанные с двух сторон (перевозчик - покупатель). Для перевозчика с патентом - копия действующего патента на момент осуществления перевозки.(если перевозка осуществлялась за счет продавца)
Поставки, по которым отсутствуют заявления об уплате косвенных налогов и/или не получены решения по импорту от покупателя - запросить в у покупателя решение, если с даты поставки прошло более 60-ти календарных дней.
В случае отсутствия возвратных экземляров - запросить у покупателя
Учет экспорта в третьи страны
Предварительно необходимо согласовать экспорт с бухгалтерией для подготовки Электронной счет фактуры и Электронной товарно-транспортной накладной в личном кабинете налогоплательщика (Сайт налоговой) для экспорта
Документы по реализации товаров на экспорт передаются в бухгалтерию в следующем виде:
Грузовая таможенная декларация (ГТД) с штампом таможни о прохождении границы (копия, предоставленная покупателем)
CMR (Международная транспортная накладная) подписанная с трех сторон (поставщик-перевозчик-покупатель)
Договор поставки и спецификация к нему (в случае общего договора на несколько поставок - прикрепить в файл спецификацию на поставку) подписанные с двух сторон (поставщик-покупатель)
Копия договора, счет фактуры и акта выполненных работ с перевозчиком, подписанные с двух сторон (перевозчик - покупатель). Для перевозчика с патентом - копия действующего патента на момент осуществления перевозки. (если перевозка осуществлялась за счет продавца)
В случае отсутствия возвратных экземляров - запросить у покупателя/руководителя компании
Учет реэкспорта (без пересечения границы КР)
Документы по реализации товаров на импорт-экспорт, без пересечения таможенной границы КР передаются в следующем виде:
Счет фактура (инвойс) поставщика
ЭСФ исходящая на конечного покупателя (готовит бухгалтерия)
Грузовая таможенная декларация (ГТД) "Импорт 70" со штампом таможни о прохождении границы (копия) (Поставщик ЕС - Покупатель КР)
Грузовая таможенная декларация (ГТД) "Импорт 40" с штампом таможни "выпуск разрешен" (копия, предоставленная покупателем) (Поставщик КР - Покупатель РФ)
Договоры поставки с поставщиком и покупателем и спецификация к нему (в случае общего договора на несколько поставок - прикрепить в файл спецификацию на поставку) подписанные с двух сторон (поставщик-покупатель)
Копия договора, счет фактуры и акта выполненных работ с перевозчиком, подписанные с двух сторон (перевозчик - покупатель) если перевозка осуществлялась за счет продавца
Договор компании с таможней для помещения товаров под процедуру "Таможенный склад" на территории оформления Импорт 70-Импорт 40.
В случае отсутствия возвратных экземляров - запросить у контрагентов
Учет реэкспорта (Условный реэкспорт 324 ст. НККР)
Документы по импорту и экспорту укомлектовываются и передаются в бухгалтерию в порядке - см. Учет импорт ЕАЭС, 3-и страны, Экспорт ЕАЭС, 3-и страны.
Также по реэкспорту (324 ст. НК КР) в бухгалтерию необходимо передать следующие документы:
Параметры налогоплательщика о постановке на учет по специальному налоговому режиму (324 Ст. НККР) - при регистрации на спец режим.
Таможенные сертификаты (об оплате НДС на специальный депозитный счет таможни)
Заявления компании о возмещении сумм оплаченного НДС, поданные в таможенные органы
Решение таможни о подтверждении реэкспорта и возврате НДС, оплаченного на специальный депозитный счет.
Учет производства
Для корректного учета по производству нам необходимы:
Спецификации на производство (рецепты), заверены руководителем.
Отчеты производства за смену и накладные на расходуемое сырье соответствуют нормам по спецификациям.
Отчеты по выпуску готовой продукции распечатаны, подшиты в папку клиента в хронологическом порядке.
Учет услуг
Периодичность предоставления сведений - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.
Учет поступления услуг (в Кыргызской Республике)
На все поступления Услуг необходимо предоставить счет фактуры (входящие ЭСФ, в личном кабинете на сайте налоговой)
К каждой счет фактуре прилагается акт выполненных работ, подписанный со стороны исполнителя и заказчика.
В случае отсутствия актов выполненных работ, счет-фактур - запросить у исполнителя дубликаты, распечатать входящие ЭСФ из личного кабинета ЭлСФ.
В случае невозможности восстановления счет фактур и актов выполненных работ - подготовить Акт сверки взаиморасчетов с исполнителем, передать ему на подпись. Акт сверки должен быть подписан с двух сторон (заказчик и исполнитель)
Импорт услуг
В случае импорта услуг от компании нерезидента (не являющегося налогоплательщиком в Кыргызской Республике) местом поставки по которым признается Кыргызская Республика:
Счет фактура (инвойс) от поставщика услуг
Акт выполненных работ, подписанный со стороны заказчика и исполнителя
В случае импорта услуг от компании нерезидента (не являющегося налогоплательщиком в Кыргызской Республике) местом поставки по которым не признается Кыргызская Республика:
Счет фактура (инвойс) от поставщика услуг
Акт выполненных работ, подписанный со стороны заказчика и исполнителя
Справка о резидентстве исполнителя, заверенная уполномоченным органом страны оказания услуг
Если исполнитель - физическое лицо нерезидент, или организация, не предоставившая справку о резидентстве - по нему должны быть оплачены соответствующие налоги -10% Подоходного налога.
Учет взаиморасчетов с контрагентами
Сверка по контрагентам
Рекомендуем вам на регулярной основе, но не чаще 1 раза в месяц сверять взаиморасчеты с вашими контрагентами. Для этого по вашему запросу мы готовим акт сверки, согласуем его с вами, вы согласуете его с покупателем/поставщиком. Это очень хороший индикатор того, что все документы предоставлены в бухгалтерию и отражены в учете.
Так как первоисточником информации являетесь вы, как руководитель компании - наша задача заключается в том, чтобы правильно отразить предоставленную информацию в учете. Регулярная сверка по контрагентам - обязательная процедура для того, чтобы убедиться что в учете отражены все операции.
В случае, если задолженность контрагента/перед контрагентом не подтверждаеся актом сверки - это может свидетельствовать о том, что для учета не были предоставлены первичные документы - подтверждающие либо факт оплаты либо факт поставки (ЭСФ).
При выявлении таких расхождений - требуется запросить акт сверки с контрагентом, подписать его и привести задолженность в соответствие. В случае выявления недостающих документов по акту сверки - запросить у контрагента дубликаты первичных документов. По необходимости - подать уточненные налоговые отчеты за тот период, в котором имело место несоответствие документов данным поданных отчетов.
Учет расчетов с населением
Приход денежных средств от населения (ККМ) отражается на счете 1410 и в этом же месяце выписывается сводная ЭСФ населению на идентичную сумму. Для этого в бухгалтерию необходимо предоставить сводный отчет по продажам - с указанием наименования, цены, количества и суммы реализации населению.
Также, для дополнительной сверки - необходимо ежемесячно предоставить в бухгалтерию остатки товаров на складе - чтобы ваш бухгалтер мог убедиться, что все продажи отражены верно, остатки товара по учетным данным соответствует фактическим.
Учет расчетов с заемщиками
В случае, если в организации имеется займ от частного лица или от кредитного учреждения - необходимо предоставить первичные документы на такие займы:
Договор займа
График погашения задолженности
График начисления процентов по займу
Учет расчетов с налоговыми органами
Рекомендуем вам на регулярной основе, но не чаще 1 раза в месяц сверять взаиморасчеты с налоговыми органами. Для этого по вашему запросу мы получаем налоговую выверку, сверяем с учетными данными. Это очень хороший индикатор того, что все отчеты поданы и платежи по налогам отражены в учете.
Закрытие отчетного периода
За каждый календарный год мы готовим Оборотно-Сальдовую Ведомость, согласуем ее с вами. Данные Оборотно-сальдовой ведомости соответствуют требованиям к организации учета, требованиям законодательства Кыргызской Республики, первичным учетным документам и данным в 1С и отражают ключевые финансовые показатели деятельности вашей организации.
Рекомендуем Вам ежегодно/ежеквартально сверять данные ОСВ с вашими данными совместно с нашими специалистами.
Информация подготовлена командой Наутилус Бухгалтерия.
Бишкек, ул. Элебаева 2А
Для дополнительной информации просим обращаться на вотсап +996220010888
Last updated