Закрывающие документы

Перечни необходимых документов для корректного оформления совершенных операций по бухгалтерии

Начало работы

Чтобы наладить работу и правильно настроить взаимодействие, нам необходимы следующие данные:

1. Учредительные документы вашей компании согласно перечню.

2. Данные о ваших банковских счетах

3. Актуальные контактные данные (телефон, почта, контактные лица и их полномочия)

4. Доступ к интернет-выписке (логин-пароль) с возможностью просмотра счетов

5. Архивные документы за предыдущие периоды (не охваченные сроком действия договора) - если деятельность по вашей компании велась ранее

6. С вами подписан договор на бухгалтерское сопровождение.

Важно! Если какие-то сведения о вашей компании изменились - сообщите в Наутилус Бухгалтерия в кратчайшие сроки.

Ведение учета вашей компании - это постоянное взаимодействие между нашими специалистами и вами. Наша задача - корректно и в строгом соответствии с Законодательством и правилами учета, вести бухгалтерский и налоговый учет вашей компании. Ваша задача - своевременно передавать нам сведения о совершенных сделках.

Мы сможем это сделать ТОЛЬКО на основании предоставленных вами первичных учетных документов. Поэтому важно, чтобы все документы поступали в бухгалтерию вовремя и в соответствующем виде.

Мы не можем нести ответственность за правильность и своевременность отражения операций по вашей компании, если вы предоставите нам некорректную или не соответствующую информацию.

Или если нам вообще не будут переданы учетные документы - мы, к сожалению, не обладаем экстасенсорными навыками и увы, силой мысли не можем создать учетный документ. Поэтому для вас крайне важно передавать сведения и данные о деятельности вашей компании нашим специалистам.

Когда вы совершаете сделки и не передаете сведения нашему специалисту - он грустит, и думает, что никакой деятельности не было. В результате - подает некорректные данные в налоговую. Важно не допускать, чтобы ваш бухгалтер грустил и подавал неправильные отчеты в налоговую.

Надеемся на понимание :)

Кассовые документы

Кассовые документы

Периодичность предоставления сведений - на регулярной основе - по факту совершения кассовой операции.

Реализация населению (данные по ККМ) - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Передайте в бухгалтерию данные о поступлениях денежных средств, проведенных через кассовый аппарат - заполненная кассовая книга / доступ к личному кабинету ККМ-онлайн за отчетный период.

Передайте в бухгалтерию подписанные Приходные и Расходные кассовые ордера, справки с обменных бюро/банков - при осуществлении наличного обмена валют.

При использовании онлайн ККМ - предоставьте в бухгалтерию онлайн доступ (логин, пароль, сайт) к просмотру данных по совершенным операциям

Банк

Кадры

Реализация товаров и услуг

Продажи в КР

Учет реализации товаров и услуг (внутри КР)

Периодичность предоставления сведений - на регулярной основе - по факту отгрузки товаров вашим покупателям.

Реализация населению - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

По всем осуществленным реализациям в бухгалтерию необходимо передать расходные накладные, подписанные с двух сторон (продавец-покупатель)

Накладные/акты должны содержать следующую информацию:

1. Наименование покупателя/заказчика

2. Дата поставки товаров/оказания услуг

3. Подписи двух сторон

4. Наименование товаров/услуг, количество, цена и стоимость

5. Итоговая стоимость поставленных товаров/оказанных услуг

В случае отсутствия расходных накладных, - запросить у покупателя или бухгалтерии дубликаты и подписать их

В случае невозможности восстановления накладных - подготовить Акт сверки взаиморасчетов с покупателем, передать ему на подпись. Акт сверки должен быть подписан с двух сторон

(покупатель и поставщик)

Экспорт ЕАЭС

Экспорт в третьи страны

Транзитная торговля

Приобретение товаров и услуг

Товары внутри КР

Учет поступления товаров

Данные о поступлении товаров как для реализации, так для организационных нужд - малоценные, быстроизнашивающиеся предметы, основные средства и т.д. - необходимо передавать в бухгалтерию ежемесячно.

Периодичность предоставления сведений - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Учет поступлений ТМЗ (закуп в Кыргызской Республике)

На все поступления ТМЗ на портале ЭСФ имеются счет фактуры (входящие ЭСФ) от поставщиков. Все счет фактуры входящие поступают через личный кабинет налогоплательщика, просмотр доступен бухгалтеру. Данные по поступлениям согласуются с вами на предмет принятия таких товаров к учету.

На все закупы предоставить расходные накладные, подписанные с вашей стороны и со стороны поставщика.

В случае отсутствия расходных накладных, счет-фактур - запросите у поставщиков дубликаты

В случае невозможности восстановления счет фактур и накладных - бухгалтерия готовит Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком.

Акт сверки должен быть подписан с двух сторон (покупатель и поставщик)

В случае, если ваш поставщик отказывается выписывать ЭСФ и ЭТТН на товары и услуги - такая поставка признается приобретенной у населения - и подлежит обложению подоходным налогом в размере 10% от суммы закупа у источника выплаты (у вас) - что увеличивает вашу налоговую нагрузку.

Учет услуг

Периодичность предоставления сведений - на регулярной основе - по факту оказания услуг вашим заказчикам и подписания Акта выполненных работ.

Реализация населению - ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Учет поступления услуг (в Кыргызской Республике)

• На все поступления Услуг необходимо предоставить счет фактуры (входящие ЭСФ, в личном кабинете на сайте налоговой)

• К каждой счет фактуре прилагается акт выполненных работ, подписанный со стороны исполнителя и заказчика.

В случае отсутствия актов выполненных работ, счет-фактур - запросить у исполнителя дубликаты, распечатать входящие ЭСФ из личного кабинета ЭлСФ.

В случае невозможности восстановления счет фактур и актов выполненных работ - подготовить Акт сверки взаиморасчетов с исполнителем, передать ему на подпись. Акт сверки должен быть подписан с двух сторон (заказчик и исполнитель)

Импорт товаров

Импорт услуг

Учет расчетов с подотчетными лицами

На конец месяца бухгалтерия согласует остаток по выданным подотчетным суммам.

При отрицательном значении сумм по подотчету - предоставить в бухгалтерию сведения об источнике возникновения средств - займ, личные средства или иное

Учет производства

Для корректного учета по производству нам необходимы:

• Спецификации на производство (рецепты), заверены руководителем.

• Отчеты производства за смену и накладные на расходуемое сырье соответствуют нормам по спецификациям.

• Отчеты по выпуску готовой продукции распечатаны, подшиты в папку клиента в хронологическом порядке.

Учет взаиморасчетов с контрагентами

Сверка по контрагентам

Рекомендуем вам на регулярной основе, но не чаще 1 раза в месяц сверять взаиморасчеты с вашими контрагентами. Для этого по вашему запросу мы готовим акт сверки, согласуем его с вами, вы согласуете его с покупателем/поставщиком. Это очень хороший индикатор того, что все документы предоставлены в бухгалтерию и отражены в учете.

Так как первоисточником информации являетесь вы, как руководитель компании - наша задача заключается в том, чтобы правильно отразить предоставленную информацию в учете. Регулярная сверка по контрагентам - обязательная процедура для того, чтобы убедиться что в учете отражены все операции.

В случае, если задолженность контрагента/перед контрагентом не подтверждаеся актом сверки - это может свидетельствовать о том, что для учета не были предоставлены первичные документы - подтверждающие либо факт оплаты либо факт поставки (ЭСФ).

При выявлении таких расхождений - требуется запросить акт сверки с контрагентом, подписать его и привести задолженность в соответствие. В случае выявления недостающих документов по акту сверки - запросить у контрагента дубликаты первичных документов. По необходимости - подать уточненные налоговые отчеты за тот период, в котором имело место несоответствие документов данным поданных отчетов.

Учет расчетов с населением

Приход денежных средств от населения (ККМ) отражается на счете 1410 и в этом же месяце выписывается сводная ЭСФ населению на идентичную сумму. Для этого в бухгалтерию необходимо предоставить сводный отчет по продажам - с указанием наименования, цены, количества и суммы реализации населению.

Также, для дополнительной сверки - необходимо ежемесячно предоставить в бухгалтерию остатки товаров на складе - чтобы ваш бухгалтер мог убедиться, что все продажи отражены верно, остатки товара по учетным данным соответствует фактическим.

Учет расчетов с заемщиками

В случае, если в организации имеется займ от частного лица или от кредитного учреждения - необходимо предоставить первичные документы на такие займы:

• Договор займа

• График погашения задолженности

• График начисления процентов по займу

Учет расчетов с налоговыми органами

Рекомендуем вам на регулярной основе, но не чаще 1 раза в месяц сверять взаиморасчеты с налоговыми органами. Для этого по вашему запросу мы получаем налоговую выверку, сверяем с учетными данными. Это очень хороший индикатор того, что все отчеты поданы и платежи по налогам отражены в учете.

Закрытие отчетного периода

За каждый календарный год мы готовим Оборотно-Сальдовую Ведомость, согласуем ее с вами. Данные Оборотно-сальдовой ведомости соответствуют требованиям к организации учета, требованиям законодательства Кыргызской Республики, первичным учетным документам и данным в 1С и отражают ключевые финансовые показатели деятельности вашей организации.

Рекомендуем Вам ежегодно/ежеквартально сверять данные ОСВ с вашими данными совместно с нашими специалистами.

Регламент обработки входящих запросов на подготовку документов

Общие условия

Оперативная подготовка документов при поступлении запроса от клиента осуществляется в следующем порядке:

• Запросы на подготовку документов, полученные до 12:00 - обрабатываются до 18:00 текущего дня.

• Запросы на подготовку документов, полученные в период с 12:00 до 16:00 обрабатываются на следующий операционный день до 13:00

Прим. В некоторых случаях запрос может быть обработан до конца рабочего дня, в зависимости от загруженности операционного отдела, или если по объективным причинам полученный запрос должен быть обработан в первую очередь.

Особые условия

В зависимости от характера запроса и внутренних учетных процедур, некоторые запросы обрабатываются дольше чем 1 операционный день, см. информацию по каждому виду запросов ниже.

Кассовые документы

По мере совершения операций по кассе - предоставляйте документы (информацию) о совершенных операциях на регулярной основе.

1. Приходный кассовый ордер (ПКО)

для приема наличной оплаты от покупателей (заказчиков) юридических лиц (организаций и индивидуальных предпринимателей)

При приеме оплаты от физического лица - клиент самостоятельно "выбивает" кассовый чек через кассовый аппарат, который должен быть заранее приобретен для расчетов с населением.

Для подготовки ПКО сообщите вашему бухгалтеру следующую информацию:

1. Дата документа

2. Полное наименование плательщика и Ф.И.О плательщика

3. Сумма и валюта

4. Назначение документа - за что производится оплата.

2. Расходный кассовый ордер (РКО)

Для выплаты денежных средств подотчетному сотруднику, выплаты аванса по заработной плате.

Для возврата оплаты покупателю - корректируется ранее выписанный приходный кассовый ордер, или клиент предоставляет квитанцию ПКО от своей компании о возврате оплаты поставщику.

Для подготовки РКО сообщите вашему бухгалтеру следующую информацию:

1. Дата документа

2. Ф.И.О. получателя

3. Сумма и валюта

4. Назначение документа - за что производится оплата.

Кассовые документы после предоставления всех необходимых данных будут подготовлены по общим условиям (в течении 1 рабочего дня).

В случае выплаты дивидендов собственнику первоначально должна быть подготовлена финансовая отчетность за период выплаты, решение собственников о распределении дивидендов, сличены остатки по кассе и банку для возможности осуществления такой выплаты - и такой запрос будет обработан по Особым условиям (Подготовка фин. отчетности, подготовка решения о распределении дивидендов и т.д. см. ниже)

Банковские документы

Подготовка банковских платежей внутри Кыргызской Республики осуществляется только при предоставлении доступа к интернет банкингу с правом создания/проведения платежей. Или по вашему запросу бухгалтер готовит платежное поручение в эксель формате.

Проведение платежей через банк клиент на устройстве клиента, или через удаленное подключение к компьютеру клиента (руководителя, менеджера - энидеск, тимвьюер и т.д.) не допустим.

Большинство банковских операций проводится на общих условиях (при условии предоставления всей необходимой информации) (в течении 1 рабочего дня)

Подготовка банковских документов включает в себя следующие виды платежей:

1. Оплата поставщикам (межбанк, внутбанк, международные переводы)

2. Оплата налогов

3. Конвертация валют

4. Выплата заработной платы сотрудникам, перевод денег в подотчет

5. Проверка поступивших платежей от покупателей / заказчиков

6. Запрос справок для открытия расчетного счета

Банковские платежные поручения обрабатываются банками утренней и вечерней сессией:

1. Клиринг (утренняя сессия) - платежные поручения, оформленные до 10:30 утра - будут обработаны банком до 16:00 текущего операционного дня

2. Гросс (вечерняя сессия) - платежные поручения, оформленные до 15:30 - будут обработаны банком до 16:00 текущего операционного дня.

Все платежные поручения, оформленные вне вышеуказанного временного отрезка - как правило оформляются следующей датой валютирования (на следующий операционный банковский день).

Комиссия за клиринг дешевле - т.к. у банка есть больше времени на обработку платежа. В целях экономии - если сроки платежа позволяют - рекомендуется оформлять все платежи клирингом (например сегодня после обеда можно оформить платежное поручение завтрашней клиринговой сессией). Комиссия за гросс (срочные платежи) - как правило выше, т.к. платежи оформляются банком в срочном порядке.

Валютные платежи оформляются вне зависимости от сессии банка, комиссия за платеж взымается банком согласно банковским тарифам. Платеж поступит получателю в срок от 3-х рабочих дней (уточните у своего куратора в банке о сроках поступления валютных платежей).

1. Оплаты поставщикам по банку

Для подготовки платежного поручения оплаты поставщику через интернет банкинг / наручно (внутрибанковские-межбанковские платежи в КР) - предоставьте следующую информацию:

1. Полное наименование получателя, ИНН, ОКПО

2. Банк получателя

3. БИК банка получателя

4. Расчетный счет получателя

5. Сумма и валюта платежа (все взаиморасчеты на территории Кыргызской Республики осуществляются в национальной валюте - сом)

6. Назначение платежа - за что платите, на основании чего (данные договора, счета на оплату или счет фактуры)

7. Код назначения платежа (КНП) - можно найти в справочнике НБКР.

Или предоставьте документы для оплаты, содержащие вышеуказанные сведения (счет на оплату, спецификация к договору, и т. д. ) бухгалтеру, для подготовки платежного поручения.

Для подготовки валютного платежного поручения (международные денежные переводы) - по системе SWIFT дополнительно предоставьте бухгалтеру следующую информацию:

1. Инвойс с полными реквизитами получателя (поставщика)

2. Договор поставки и спецификации к нему

3. Банковские реквизиты получателя (включая банки-корреспонденты)

4. Сумма и валюта платежа

5. По требованию вашего банка - могут быть затребованы дополнительные документы (спецификации, ГТД, CMR и т.д.)

Запрос на проведение межбанковских/внутрибанковских/международных валютных платежей обрабатывается на общих условиях. (в течении 1 рабочего дня)

2. Оплата налогов

Оплата налогов может быть осуществлена несколькими способами:

1. Взнос наличными через РСК банк

2. Оплата через мобильное приложение банка через QR код

3. Оплата платежным поручением через свой банк (наручно или через банк-клиент)

Для оплаты налогов через РСК банк запросите у бухгалтера "платежку для РСК" - в которой будут указаны реквизиты вашей компании, реквизиты налогового органа, коды платежей и сумма к оплате - далее посетите любое отделение РСК банка с паспортом и полученной "платежкой" для оплаты налогов. После оплаты - передайте квитанцию на взнос наличными в бухгалтерию.

Для оплаты через мобильное приложение банка - запросите у бухгалтера QR для оплаты задолженности (работает не со всеми видами налогов) через сайт salyk.kg. Оплатите через свой мобильный телефон, отсканировав полученный код. После оплаты - отправьте квитанцию об оплате из вашего мобильного банкинга бухгалтеру для принятия к учету.

Для оплаты платежным поручением запросите у бухгалтера платежное поручение в эксель формате (для наручной оплаты - с посещением банка) или попросите оформить платежное поручение через банк клиент вашей компании - после предоставления доступа.

Документы для оплаты налогов оформляются на общих условиях в течении 1 рабочего дня при поступлении запроса до 12:00 или на следующий рабочий день - при поступлении запроса после 12:00.

3. Конвертация валют

Для проведения конвертации валют - сообщите бухгалтеру следующую информацию:

1. Валюта списания

2. Валюта поступления

3. Сумма в валюте поступления (сколько должно получиться в итоге) или сумма в валюте списания (сколько денег нужно сконвертировать в иную валюту)

Конвертации валют оформляются на общих условиях в течении 1 рабочего дня при поступлении запроса до 12:00 или на следующий рабочий день - при поступлении запроса после 12:00.

4. Выплата заработной платы сотруднику

Предоставьте бухгалтеру следующую информацию:

1. Ф.И.О. сотрудника, которому планируется выплата заработной платы

2. Месяц выплаты

3. Размер аванса в % (или сумма, выдаваемая в подотчет)

4. Банковские реквизиты получателя

В случае выплаты заработной платы новому сотруднику - сначала необходимо пройти процесс оформления сотрудника на работу, и выплата заработной платы будет осуществлена только после соответствующего оформления всех необходимых кадровых документов, и может занять более 1 рабочего дня.

5. Проверка поступивших платежей

Для того, чтобы проверить поступивший платеж принимайте во внимание то, что банк обрабатывает платежи до 16:00, а валютные платежи поступают в срок от 3-х дней с момента отправки - соответственно, если в течении дня вы ждете поступления денежных средств на расчетный счет - такой платеж может быть зачислен банком после 16:00, промониторить расчетный счет вы можете самостоятельно через банк клиент, или созвонившись со своим куратором в банке.

Также, вы можете отправить запрос бухгалтеру на проверку поступлений на расчетный счет, который будет обработан в первой половине следующего рабочего дня.

6. Запрос справки для открытия расчетного счета

Если вы планируете открыть новый расчетный счет - вам, помимо подготовки документов необходимо запросить справку об отсутствии задолженности через личный кабинет налогоплательщика. Для получения справки, сообщите бухгалтеру наименование банка, в котором планируется открытие счета.

Бухгалтер, после проверки отсутствия задолженности по налогам и страховым взносам запросит справку, или сообщит задолженность для оплаты, и после ее погашения - запросит справку.

Справка об отсутствии задолженности запрашивается на общих условиях. Налоговый орган выдаст справку в течении 3-х рабочих дней с момента запроса.

Документы для импорта товаров (в рамках ЕАЭС)

Для беспрепятственного пересечения границы импортируемых из стран таможенного союза грузов на вашу компанию необходимо получить справку для целей импорта и сопроводительную накладную на товары.

Для получения справки заранее (не менее чем за 3 рабочих дня до предполагаемой даты импорта) отправьте запрос вашему бухгалтеру - бухгалтер:

1. Проверит, действительна ли справка для целей импорта, запрошенная ранее

2. Проверит наличие задолженности по налогам, сообщит задолженность к оплате (если таковая имеется) и после ее оплаты -

3. Запросит справку для целей импорта.

Срок выдачи справки для целей импорта налоговыми органами - 3 рабочих дня. Срок действия такой справки - 60 календарных дней.

Для получения сопроводительной накладной, предоставьте бухгалтеру следующую информацию:

1. Счет фактуру / Счет на оплату от поставщика с указанием наименований, кодов ТНВЭД, цены, количества товаров и общей суммы поставки.

2. Данные на водителя - технические паспорта на авто и прицеп (при наличии), паспорт водителя / данные о ЖД вагоне

Справка для целей импорта при отсутствии задолженности запрашивается в течении 3-х рабочих дней.

Сопроводительная накладная готовится бухгалтером на общих условиях в течении 1 рабочего дня.

В случае перевозки транспортной компанией - сама транспортная компания готовит сопроводительную накладную, а вам после импорта предоставляет ее копию со штампом таможни и справку о том, что в составе консолидированного груза был также привезен и ваш груз по счет фактуре (номер, дата, сумма).

Документы для импорта из 3-х стран

Обработка импорта из третьих стран на основании предоставленных документов производится в течении 3-х рабочих дней - включает в себя - добавление данных в 1С, ввод импорта в ЭТТН.

Информация подготовлена командой Наутилус Бухгалтерия.

www.nautilus-agency.org

[e-mail]

Для дополнительной информации просим обращаться на вотсап [phone]