Организация работы с новым клиентом
ИДС Организация работы с новым клиентом
Overview
Данный документ представляет собой структурированное руководство по организации работы с новым бухгалтерским клиентом. В нем подробно описаны этапы взаимодействия: от проведения первичной анкеты и определения характера деятельности до оформления документооборота, работы с банковскими счетами, кассовой дисциплины, кадрового учета и согласования ожиданий по отчетности. В конце документа приведён единый список действий для внедрения всех описанных процессов. Документ создан 24 мая 2025 года и предназначен для использования в качестве стандарта работы с клиентами бухгалтерской компании. Руководство также акцентирует внимание на необходимости фиксировать все договоренности и особенности клиента в анкете, а также на синхронизации регулярных процессов работы с ожиданиями клиента.
Проведение первичной анкеты и определение характера деятельности клиента
Для начала работы с клиентом необходимо провести встречу (онлайн или офлайн), продолжительностью не более одного часа, чтобы выяснить все вопросы по ведению учета и ожиданиям клиента.
Первый ознакомительный блок — определение сферы деятельности клиента: торговля, услуги, производство, IT-разработка и др.
Это принципиально важно для дальнейшей организации бухгалтерии, документооборота и расчета налогов.
Важно определить основную и, при наличии, второстепенные виды деятельности, а также уточнить, какие направления являются приоритетными.
В зависимости от сферы деятельности формируются дальнейшие вопросы: например, если клиент занимается услугами, нецелесообразно спрашивать о товарных остатках, а если торговлей — о перечне оказанных услуг.
Следует зафиксировать все характеристики деятельности клиента, чтобы выстроить корректную систему учета и налогообложения.
Учет реализации товаров и услуг
1. Реализация товаров
Если основной вид деятельности — реализация товаров, уточняется:
Тип реализации: местный рынок, розница (реализация населению), оптовые продажи (со склада или под заказ), реализация организациям, позаказный метод.
Ассортимент: количество наименований (например, 1-2 товара или 10-20 тысяч наименований).
Основные покупатели: физические лица (розничный магазин) или оптовые клиенты.
Источник товара:
Импорт из стран таможенного союза, третьих стран (например, Китай, Европа, Евросоюз, США) или приобретение на местном рынке.
Для каждого типа происхождения товара предоставляется отдельная инструкция по пакету документов для правильного бухгалтерского оформления прихода.
Важно донести клиенту, что для каждого варианта происхождения товара (импорт из ЕАЭС, импорт из третьих стран, местные закупки) существуют отдельные требования к документам, которые будут предоставлены в виде инструкций.
Документооборот по реализации:
В зависимости от типа покупателя формируется определённый пакет документов и требования.
Важно донести клиенту, что нельзя продавать товар, который не оформлен на приходе документально. Продажа товара без соответствующих документов невозможна и противоречит правилам учета.
Для каждого типа реализации и покупателя формируются отдельные инструкции по документообороту.
2. Оказание услуг
Услуги не имеют материальной формы, соответственно, не возникает материальных остатков.
Необходимо выяснить, кому оказываются услуги: населению (например, обучающие курсы) или организациям.
Себестоимость услуг формируется, как правило, из затрат на заработную плату сотрудников.
Если у клиента нет сотрудников, но услуги оказываются, необходимо уведомить о рисках некорректного ведения учета (например, сокрытие штата), поскольку услуги оказывают люди, и отсутствие персонала может вызвать вопросы у контролирующих органов.
Предоставляется исчерпывающий список документов для продажи услуг и ведения кадрового учета.
Важно донести клиенту, что для правильного учета оказанных услуг требуется корректное оформление первичных документов и ведение кадрового учета.
Документооборот и требования к первичным документам
Бухгалтерия занимается обработкой только корректно оформленных первичных документов.
Если документы отсутствуют или оформлены неправильно, бухгалтерия не сможет выполнить свою работу.
Клиент обязан предоставлять первичные документы, а бухгалтерия — предоставлять исчерпывающий список необходимых документов для каждой операции.
Бухгалтерия не может самостоятельно "додумывать" или создавать за клиента первичные документы — ответственность за их предоставление лежит на клиенте.
Для каждой операции и типа деятельности клиенту предоставляется отдельная инструкция по необходимым документам.
Банковские счета и доступ к интернет-выпискам
Уточняется наличие расчетных счетов у клиента и доступ к интернет-выпискам.
Если доступа нет, предоставляется перечень документов и пошаговый план для его получения.
При отсутствии расчетных счетов — инструкция по их открытию.
Проверяется, есть ли у бухгалтерии доступ к интернет-выпискам, либо клиент обязуется ежемесячно предоставлять выписки, и ему об этом напоминают.
Все действия по организации доступа к банковским счетам фиксируются в анкете клиента.
Взаиморасчеты с клиентами и кассовая дисциплина
Если у клиента есть расчеты с населением, он обязан установить кассовый аппарат.
Клиенту предоставляется исчерпывающая информация: где и как получить, как подключить кассовый аппарат.
Все шаги по кассовой дисциплине оформляются отдельными блоками для дальнейшей работы с клиентом.
Для каждого типа расчетов и кассовых операций предоставляются отдельные инструкции и требования к документообороту.
Делегирование бухгалтерских функций и оплата налогов
Возможность делегирования ведения документов и расчета налогов бухгалтеру.
Варианты оплаты налогов:
Клиент сам оформляет и оплачивает платежки через свой банкинг (с помощью шаблонов, которые нужно проверить на наличие).
Важно заранее сообщать суммы налогов и напоминать о сроках оплаты, чтобы клиент не пропустил платежи.
Проверяется наличие шаблонов в банкинге клиента, при необходимости предоставляется помощь по их созданию.
Клиент предоставляет доступ в банкинг, и бухгалтерия самостоятельно оформляет и проводит платежки по согласованию с клиентом.
Предпочтения клиента по проведению платежей фиксируются в анкете.
В анкете обязательно отражается, какой способ оплаты налогов выбран, и как клиенту удобнее получать информацию о налогах и платежах.
Принцип взаимодействия по оплате налогов обязательно фиксируется, чтобы избежать недопонимания и ошибок.
Кадровый учет и консультации по персоналу
Уточняется наличие сотрудников, их график работы, минимальные заработные платы (ниже которых налоги платятся фиксированно).
Проводится консультация по кадровому делопроизводству, включая требования к оформлению документов и ведению учета персонала.
Предоставляется отдельный блок с инструкциями по кадровому учету, который включает перечень необходимых документов и рекомендации по организации кадрового учета.
Клиенту разъясняются риски отсутствия сотрудников при оказании услуг и необходимость корректного оформления трудовых отношений.
Ожидания клиента по отчетности и коммуникации
Уточняются ожидания клиента по объему и детализации информации от бухгалтерии:
Финансовая отчетность (ежемесячно, ежеквартально и т.д.).
Проведение встреч для разбора отчетности.
Информирование только о прибыли, налогах и документах.
Важно зафиксировать уровень детализации информации, который ожидает клиент, чтобы соответствовать его ожиданиям и не перегружать лишней информацией.
Согласовываются и синхронизируются регулярные процессы работы с клиентом и его ожидания.
Например, информирование о сдаче отчетов и расчетах налогов в конце месяца.
Если требуется дополнительная детализация — фиксируется в анкете.
Инструкция по обмену документами и правилам оформления писем (например, определенная тема письма) предоставляется клиенту для предотвращения хаоса в коммуникации.
Клиенту объясняется, как правильно отправлять документы, чтобы избежать путаницы и потери информации.
Оговаривается порядок и формат обмена информацией, в том числе использование электронной почты с определённой темой письма.
Итоговые шаги по фиксации информации и синхронизации процессов
После встречи все особенности и договоренности фиксируются в анкете клиента.
Заполненная анкета отправляется клиенту для ознакомления и подтверждения согласия.
Клиенту отправляется общий ежемесячный план работ по бухгалтерии с учетом его специфики и характера деятельности.
Анкета сохраняется в карточке клиента в Unity или в папке клиента для использования всеми отделами.
Все отделы, работающие с клиентом, обязаны учитывать зафиксированные особенности при выполнении задач по бухгалтерии.
Действия
Рекомендация ИИ ИИ выявил следующие вопросы, которые не были решены на встрече или требуют четких дальнейших действий; просьба обратить внимание:
Не определены и не зафиксированы сфера деятельности клиента, все основные и второстепенные виды деятельности, а также ожидания по объему, детализации и формату отчетности, регулярности и способу коммуникации — отсутствие этой информации критично препятствует организации учета, налогообложения и запуску проекта.
Не назначены ответственные лица и не согласованы сроки за проведение встречи с клиентом для заполнения первичной анкеты, предоставление инструкций по документообороту, кассовой дисциплине, кадровому учету, отправку и сохранение анкеты, что создает риск задержки старта работ и потери информации.
Не уточнены детали по наличию сотрудников, их графику работы и минимальным зарплатам, что может привести к ошибкам в кадровом учете и налогообложении, а также к нарушению трудового законодательства.
Не зафиксированы предпочтения клиента по способу оплаты налогов и делегированию бухгалтерских функций, что может привести к недопониманию и ошибкам в финансовых расчетах.
Отсутствие согласованных правил обмена документами и оформления писем создает риск неэффективной коммуникации между отделами и с клиентом, что может привести к потере или искажению важной информации.
Примечание: Данный документ создан 24 мая 2025 года и предназначен для использования в качестве стандарта работы с клиентами бухгалтерской компании.
Last updated